Pomocou aplikácie Zoho Writer môžete ľahko hromadne vytvárať personalizované, interaktívne predvyplnené formuláre - bez toho, aby ste museli napísať jediný riadok skriptu.

Rozšírili sme možnosti generovania vyplniteľných formulárov v aplikácii Zoho Writer, takže môžete vytvárať pracovné postupy s predvyplnenými formulármi s možnosťami spájania a vypĺňania.

Znamená to, že môžem zlúčiť údaje zo svojej aplikácie a vytvoriť personalizované, predvyplnené formuláre a zdieľať ich so svojimi zákazníkmi na zber údajov a elektronických podpisov?

Presne tak! Pomocou novej možnosti Merge and Send as Fillable (Zlúčiť a odoslať ako vyplniteľné) môžete dokonca hromadne vytvárať a zdieľať personalizované vyplniteľné formuláre.

Vďaka predvyplneným formulárom je vypĺňanie formulárov rýchlejšie a menej náchylné na chyby. Navyše môžete nakonfigurovať prispôsobené pracovné postupy po odoslaní, ktoré zefektívnia, zautomatizujú a urýchlia nespočetné množstvo obchodných procesov. Môžete dokonca nastaviť prispôsobený pracovný postup pre všetky formuláre, ktoré generujete, v rovnakom čase a z rovnakého miesta.

Ako predvyplnené vypĺňateľné formuláre zlepšujú vaše obchodné procesy

Kombinácia generovania predvyplnených formulárov v aplikácii Zoho Writer a prispôsobených možností pracovného postupu po odoslaní otvára podnikom vzrušujúci svet možností.

Pozrime sa, ako fiktívna organizácia "Zylker Hospitals" používa predvyplnené formuláre s prispôsobenými akciami po odoslaní na zjednodušenie a zrýchlenie svojich činností.

1. Vyplnenie formulárov počas viacerých relácií s možnosťou Uložiť a pokračovať

Obchodný prípad: Sledovanie a zaznamenávanie denných zápisov pacientov

Predvyplnené formuláre aplikácie Zoho Writer umožňujú zamestnancom spoločnosti Zylker Hospitals čiastočne vyplniť formulár, uložiť údaje a doplniť potrebné informácie podľa ich získania. Tým sa zabezpečí jednoduchý, úplný a presný zber údajov.

Takto to funguje:

• Na začiatku dňa dostane každé oddelenie spoločnosti Zylker Hospitals jedinečnú adresu URL.

• Po kliknutí na adresu URL sa otvorí predvyplnený formulár so základnými údajmi, ako je názov oddelenia, meno lekára a dátum.

• Súvisiaci podformulár je tiež predvyplnený menami pacientov, ktorí majú naplánované konzultácie.

• Ako pacienti prichádzajú, asistent lekára pridáva do formulára podrobnosti, ako je hmotnosť pacienta a pulzová frekvencia, a ukladá informácie.

• Po konzultácii asistent pridá ďalšie podrobnosti, napríklad plán liečby a odporúčané vyšetrenia, a uloží formulár.

• Na konci sedenia alebo zmeny asistent odošle formulár. Podrobnosti sa uložia do nemocničného informačného systému pre pacientov.

2. Dynamicky vypĺňajte hodnoty polí v textových poliach, rozbaľovacích poliach, zaškrtávacích poliach a rádiových tlačidlách.

Obchodný prípad: Zjednodušenie procesu prijímania pacientov automatickým predvypĺňaním údajov a obmedzenie informácií, ktoré je potrebné zhromaždiť.

Vďaka predvyplneným formulárom spoločnosť Zylker Hospitals zjednodušuje proces prijímania pacientov, vďaka čomu je rýchly a bez stresu pre pacientov aj personál nemocnice. Povedzme, že lekár odporučí prijatie pacienta na liečbu.

Tu sa dozviete, ako funguje proces prijímania pacientov s predvyplnenými formulármi:

• Prijímací formulár obsahuje predvyplnené údaje, ako sú kontaktné údaje pacienta, anamnéza, údaje o poistení, zoznam liekov a alergie.

• Podformulár obsahuje ďalšie predvyplnené údaje, napríklad odosielajúceho lekára a dôvod prijatia.

• Pacienti alebo opatrovatelia môžu zadať ďalšie údaje (napríklad dôvod prijatia), upraviť existujúce informácie (napríklad poisťovňu pacienta) a podpísať formulár, aby poskytli súhlas.

• Po odoslaní sa údaje formulára uložia do systému a na e-mailovú adresu, ktorú pacient uviedol, sa odošle potvrdzujúci e-mail.

3. Umožnenie vypĺňania a schvaľovania predvyplnených formulárov viacerými používateľmi

Obchodný prípad: Urýchlenie spracovania poistných udalostí digitalizáciou schvaľovania vyplnených formulárov

Nemocnica Zylker Hospitals dokonca využíva predvyplnené formuláre na zjednodušenie procesu poistnej udalosti, ktorý by bol za normálnych okolností zdĺhavý a náročný na zadávanie údajov. Predvyplnené formuláre štandardizujú proces predvyplnením kritických údajov, znižujú počet chýb a zjednodušujú schvaľovanie. Výsledkom je rýchlejšia likvidácia poistných udalostí.

Takto to funguje:

• Formulár poistnej udalosti má predvyplnené informácie, ako je meno poistníka, číslo poistnej zmluvy a poisťovňa.
• Podformulár má predvyplnené údaje, ako je meno pacienta, diagnóza a poskytnutá liečba spolu s rozpisom nákladov.
• Vedúci pracovník nemocnice upravuje a dopĺňa informácie, napríklad bankový účet pre prevody pohľadávok, a zdieľa adresu URL formulára prostredníctvom e-mailu s poskytovateľom poistenia.
• Tím poskytovateľa získa prístup k formuláru žiadosti s adresou URL a po schválení odošle e-mail svojmu platobnému tímu na spracovanie sumy žiadosti.

4. Zdieľanie predvyplnených formulárov ako vyplniteľných formulárov PDF na stiahnutie.

Obchodný prípad: Generovanie lekárskych potvrdení ako vyplniteľných PDF, ktoré môžu pacienti vyplniť, stiahnuť a použiť

Pacienti môžu potrebovať lekárske potvrdenie, ktoré predložia svojmu zamestnávateľovi ako doklad o dovolenke. Spoločnosť Zylker Hospitals zjednodušuje aj tento proces pomocou predvyplnených formulárov aplikácie Zoho Writer. Tu je návod, ako na to:

• Lekárske potvrdenie sa zdieľa ako vyplniteľný súbor PDF s predvyplnenými údajmi, ako je meno pacienta, jeho zdravotný stav a lekár.

• Pacienti vyplnia meno osoby, ktorej je potrebné potvrdenie v ich spoločnosti predložiť (ich manažér, personálny riaditeľ atď.), a formulár odošlú.

• Kópia vyplneného formulára sa uloží do systému nemocnice. Pacienti si môžu stiahnuť formulár vo formáte PDF a predložiť ho svojej spoločnosti.

5. Generovanie predvyplnených formulárov z aplikácie pomocou rozhraní API

Obchodný prípad: Zjednodušenie plánovania následných alebo nových návštev z aplikácie nemocnice

Aplikácia Zoho Writer ponúka rozhrania API na generovanie predvyplnených formulárov a nemocnica Zylker ich využíva na zjednodušenie plánovania návštev u lekára. Organizácia pridala do svojej aplikácie jednoduchú možnosť "Naplánovať schôdzku", ktorá spustí rozhranie API v systéme správy informácií o pacientoch.

Funguje to takto:

• Používatelia sa prihlásia do aplikácie Zylker Hospitals a kliknú na "Naplánovať stretnutie".

• Dostanú sa do formulára, ktorý má predvyplnené základné údaje, ako je meno a vek pacienta.

• Vyberú si dátum a čas stretnutia, lekára a dôvod návštevy a odošlú formulár na dokončenie rezervácie stretnutia.

• V prípade následných návštev pacienti dostanú e-mail s predvyplnenou adresou URL formulára. Môžu jednoducho akceptovať predvyplnený dátum stretnutia alebo si vybrať iný dátum a odoslať ho.

• Po odoslaní oboch formulárov sa údaje pridajú do systému nemocnice a pacienti dostanú potvrdzujúci e-mail s údajmi o termíne.

Toto je len niekoľko príkladov procesov náročných na čas a úsilie a náchylných na chyby, ktoré sa vďaka predvyplneným formulárom stávajú jednoduchšími, rýchlejšími, používateľsky prívetivejšími a presnejšími.

Prečo je Zoho Writer správnou voľbou na generovanie predvyplnených formulárov?

Pomocou aplikácie Zoho Writer môžete:

• Vytvárať šablóny od začiatku, konvertovať existujúce PDF alebo premeniť papierový formulár na vyplniteľnú šablónu pomocou jednoduchých akcií typu "ukáž a klikni".

• Spájať údaje zo širokej škály zdrojov údajov v rámci ekosystému Zoho (Zoho CRM, Bigin, Creator, Sheet atď.) a so zdrojmi tretích strán, ako je napríklad Google Sheet. Zlučovať môžete aj údaje zo súborov CSV a ďalšie.

• Konfigurujte akcie po odoslaní, napríklad odoslanie kópie e-mailom alebo uloženie kópie do priečinka, výberom z knižnice preddefinovaných možností.

• Prístup ku knižnici funkcií a možnosť vytvárať vlastné funkcie.

Nový pracovný postup zlúčenia a odoslania ako vyplnenia môže výrazne skrátiť čas, ktorý vaši zákazníci strávia vypĺňaním formulárov, a zároveň zabezpečiť presnosť a zvýšiť produktivitu organizácie. Navyše sa dá jednoducho konfigurovať!

Môžete premeniť akýkoľvek existujúci PDF alebo papierový formulár na šablónu alebo ho vytvoriť od začiatku pomocou akcií založených na grafickom používateľskom rozhraní a generovať tak predvyplnené formuláre. Podrobný postup nájdete v tejto používateľskej príručke.

Vyskúšajte možnosť generovania predvyplnených formulárov v aplikácii Zoho Writer a dajte nám vedieť o svojich skúsenostiach.

Pripravujeme mnoho ďalších zaujímavých doplnkov, ktoré posilnia naše automatizačné šablóny. Čoskoro sa uvidíme pri ďalšej aktualizácii!

Dovtedy,

Šťastné písanie a šťastné generovanie formulárov!