Zoho CRM - Actualizarea funcției de blocare a înregistrărilor

Zoho CRM - Actualizarea funcției de blocare a înregistrărilor

Intro - blocare înregistrări


Certe scenarii de afaceri cer ca înregistrările din modulele organizației dvs. să fie ferite de editare sau ștergere odată ce au ajuns într-o anumită etapă a procesului de vânzare sau îndeplinesc anumite condiții specifice.

De exemplu, dacă o afacere a ajuns în etapa finală - "closed won" sau "closed lost"-atunci poate că nu ar trebui să mai fie editată sau ștearsă.

Alternativ, să spunem că un dosar se află în faza de propunere sau de revizuire. În timpul unei astfel de etape, detaliile înregistrării trebuie verificate și, chiar dacă un reprezentant de vânzări poate fi proprietarul înregistrării, nu îi puteți permite să actualizeze înregistrarea în timp ce revizuirea este în curs de desfășurare.

Pot exista, de asemenea, situații în care înregistrarea nu corespunde anumitor criterii, dar utilizatorul care se ocupă de înregistrare ar putea dori să o blocheze pentru a evita modificările. De exemplu, atunci când un reprezentant de vânzări este în contact cu un potențial client, ar putea dori să blocheze temporar înregistrarea în timp ce prospectarea este în desfășurare pentru a împiedica alți reprezentanți să adauge informații incorecte la înregistrare.

Funcția de blocare a înregistrărilor din Zoho CRM's vă permite să blocați înregistrările manual sau automat când sunt îndeplinite anumite condiții.

Configurația de blocare trebuie să fie setată separat pentru fiecare modul. Puteți naviga la modulul specific în Moduli și câmpuri - Personalizare în pagina de configurare, și veți găsi tab-ul Configurarea blocării înregistrărilor.

Configurații de blocare a înregistrărilor
Acum că am stabilit de ce blocarea înregistrărilor poate fi utilă sau necesară, să aruncăm o privire rapidă asupra diferitelor opțiuni de configurare disponibile:

  • Utilizatorii pot bloca înregistrările manual din pagina de detalii a înregistrării dacă au permisiuni de blocare.


  • Puteți configura blocarea automată prin stabilirea unor criterii implicite. Creați condiții, denumiți-le și decideți dacă doriți să aplicați condițiile și să blocați înregistrările existente sau să restricționați condițiile numai pentru înregistrările nou create.

  • Poate exista scenarii în care, să spunem, doriți ca membrii echipei de conturi să poată edita citate, dar nu și alte profiluri. Puteți bloca pur și simplu înregistrările pentru toate profilurile, cu excepția celor care aparțin membrilor echipei de contabilitate, orice alt set de excepții folosind meniul de selecție multiplă. În plus, puteți alege, de asemenea, să blocați înregistrările pentru toate profilurile.

  • Puteți bloca înregistrările care sunt accesibile utilizatorilor portalului dvs.
  • Pentru înregistrările blocate, acțiunea editare este dezactivată în mod implicit, dar puteți restricționa alte tipuri de acțiuni native, precum și butoanele personalizate.

  • Inclusiv atunci când o înregistrare este blocată, puteți configura anumite câmpuri care nu afectează procesul de afaceri pentru a rămâne editabile. De exemplu, ați putea dori ca, câmpurile Descriere sau Comentariu să rămână editabile. Puteți lăsa maxim 15 câmpuri deblocate. 

Ce se întâmplă atunci când o înregistrare este blocată?

După ce o înregistrare este blocată, veți vedea pictograma de blocare pe imaginea înregistrării și în interfața de utilizare a paginii de detalii a înregistrării. Doar câmpurile pe care le-ați activat vor fi disponibile pentru editare.



Detalii ale blocării, cum ar fi motivul (de ex, condiția de blocare), data blocării și câmpurile disponibile pentru editare vor fi afișate pe butonul de detalii disponibil pe pagina de detalii a înregistrării.

În cronologia înregistrării, puteți vedea, de asemenea, detalii cu marcaj temporal, cum ar fi momentul în care înregistrarea a fost blocată și condiția care a fost urmată.

În vizualizarea listei de înregistrări, înregistrările blocate sunt indicate printr-o pictogramă de blocare.

În plus, puteți filtra înregistrările din vizualizarea listei pe baza opțiunii de filtrare predefinite, precum și pe baza vizualizării personalizate definite de sistem.

Cine poate debloca înregistrări și cum se face acest lucru?


În cazul în care un utilizator blochează manual o înregistrare, acesta o poate debloca singur. Administratorii pot debloca și ei înregistrări. Pe de altă parte, înregistrările blocate automat vor fi deblocate numai atunci când nu mai fac obiectul condițiilor sau criteriilor de blocare.

Cu toate acestea, ștergerea unei reguli sau a unei configurații de blocare va debloca automat toate înregistrările pe care regula sau condiția le-a blocat anterior.

Note suplimentare
  • Setați până la cinci reguli pe modul. Fiecare regulă va avea un nume care va fi afișat pe pagina de detalii a înregistrării atunci când o înregistrare este blocată.
  • Acțiunile de sistem, cum ar fi automatizarea și sincronizările de integrare, vor fi în continuare efectuate asupra înregistrărilor blocate, chiar și atunci când un utilizator care este exclus de la blocare declanșează aceste procese.
  • Înregistrările blocate sunt în continuare afișate în vizualizările de listă. Cu toate acestea, acțiunile în masă efectuate din vizualizările de listă nu sunt permise dacă acțiunea respectivă este restricționată în cadrul configurației de blocare a înregistrărilor.
  • Configurația de blocare a înregistrărilor este disponibilă pentru edițiile enterprise și ultimate ale Zoho CRM. În cazul în care un utilizator face downgrade de la ediția enterprise, configurațiile de blocare vor fi ineficiente și toate înregistrările vor fi deblocate.
Starea blocată nu poate fi recâștigată la upgrade-ul înapoi.

Acesta este tot pentru acest nou și interesant accesoriu. Citiți mai multe despre configurațiile de blocare a înregistrărilor și utilizarea acestora în documentul nostru help doc.