Zoho Writer umożliwia łatwe masowe generowanie spersonalizowanych, interaktywnych, wstępnie wypełnionych formularzy - bez konieczności pisania ani jednej linii skryptu.
Zwiększyliśmy możliwości generowania wypełnialnych formularzy w Zoho Writer, dzięki czemu możesz tworzyć przepływy pracy z wstępnie wypełnionymi formularzami dzięki opcjom scalania i wypełniania.
Czy to oznacza, że mogę scalać dane z mojej aplikacji, aby tworzyć spersonalizowane, wstępnie wypełnione formularze i udostępniać je moim klientom w celu zbierania danych i podpisów elektronicznych?
Tak - możesz nawet tworzyć i udostępniać spersonalizowane formularze do wypełnienia masowo dzięki nowej opcji Merge and Send as Fillable.
Wstępnie wypełnione formularze sprawiają, że ich uzupełnianie jest szybsze i mniej podatne na błędy. Ponadto można skonfigurować niestandardowe przepływy pracy po przesłaniu, aby usprawnić, zautomatyzować i przyspieszyć niezliczone procesy biznesowe. Możesz także ustawić niestandardowy przepływ pracy dla wszystkich formularzy, które generujesz w tym samym czasie, z tego samego miejsca.
Jak wstępnie wypełnione formularze usprawniają procesy biznesowe
Połączenie generowania wstępnie wypełnionych formularzy i niestandardowych opcji przepływu pracy po ich przesłaniu otwiera przed firmami ekscytujący świat możliwości.
Przyjrzyjmy się, jak fikcyjna organizacja "Zylker Hospitals" wykorzystuje wstępnie wypełnione formularze z dostosowanymi działaniami po ich przesłaniu, aby uprościć i przyspieszyć swoje operacje.
1. Wypełnianie formularzy w wielu sesjach za pomocą opcji Zapisz i wznów
Przypadek biznesowy: Śledzenie i rejestrowanie codziennych rejestracji pacjentów
Wstępnie wypełnione formularze Zoho Writer pozwalają pracownikom Zylker Hospitals na częściowe wypełnienie formularza, zapisanie szczegółów i dodanie niezbędnych informacji w miarę ich uzyskiwania. Dzięki temu gromadzenie danych jest proste, kompletne i dokładne.
Oto jak to działa:
Na początku dnia każdy oddział Zylker Hospitals otrzymuje unikalny adres URL.
Po kliknięciu adresu URL otwiera się wstępnie wypełniony formularz z podstawowymi danymi, takimi jak nazwa oddziału, nazwisko lekarza i data.
- Powiązany podformularz jest również wstępnie wypełniony nazwiskami pacjentów zaplanowanych na konsultacje.
Gdy pacjenci przychodzą, asystent lekarza dodaje szczegóły do formularza, takie jak waga i tętno pacjenta, i zapisuje informacje.
Po konsultacji asystent dodaje więcej szczegółów, takich jak plan leczenia i zalecane badania, a następnie zapisuje formularz.
Na koniec sesji lub zmiany asystent przesyła formularz. Szczegóły są zapisywane w szpitalnym systemie informacji o pacjentach.
2. Dynamiczne wypełnianie wartości pól w polach tekstowych, polach rozwijanych, polach wyboru i przyciskach opcji
Przypadek biznesowy: Uproszczenie procesu przyjmowania pacjentów dzięki automatycznemu wstępnemu wypełnianiu danych i ograniczeniu informacji, które należy zebrać.
Dzięki wstępnie wypełnionym formularzom Zylker Hospitals usprawnia proces przyjmowania pacjentów, czyniąc go szybkim i bezstresowym zarówno dla pacjentów, jak i personelu szpitala. Załóżmy, że lekarz zaleca przyjęcie pacjenta na leczenie.
Oto jak przebiega proces przyjęcia pacjenta z wykorzystaniem wstępnie wypełnionych formularzy:
Formularz przyjęcia zawiera wstępnie wypełnione dane, takie jak dane kontaktowe pacjenta, historia choroby, dane ubezpieczenia, lista leków i alergie.
Podformularz zawiera dodatkowe wstępnie wypełnione dane, takie jak lekarz kierujący i powód przyjęcia.
Pacjenci lub opiekunowie mogą wprowadzić dodatkowe szczegóły (takie jak powód przyjęcia), edytować istniejące informacje (takie jak ubezpieczyciel pacjenta) i podpisać formularz, aby wyrazić zgodę.
Po przesłaniu formularza jego szczegóły są zapisywane w systemie, a na podany przez pacjenta adres e-mail wysyłana jest wiadomość z potwierdzeniem.
3. Umożliwienie wypełniania i zatwierdzania wstępnie wypełnionych formularzy przez wielu użytkowników
Przypadek biznesowy: Przyspieszenie przetwarzania roszczeń ubezpieczeniowych poprzez cyfryzację zatwierdzania wypełnionych formularzy
Zylker Hospitals wykorzystuje wstępnie wypełnione formularze, aby uprościć proces obsługi roszczeń ubezpieczeniowych, który normalnie byłby żmudny i wymagałby wprowadzania danych. Wstępnie wypełnione formularze standaryzują proces, wstępnie wypełniając krytyczne szczegóły, zmniejszając liczbę błędów i upraszczając zatwierdzanie. Skutkuje to szybszym rozliczaniem roszczeń.
Oto jak to działa:
- Formularz roszczenia ubezpieczeniowego zawiera wstępnie wypełnione informacje, takie jak imię i nazwisko ubezpieczającego, numer polisy i ubezpieczyciela.
- Podformularz zawiera wstępnie wypełnione szczegóły, takie jak imię i nazwisko pacjenta, diagnoza i przeprowadzone leczenie, wraz z podziałem kosztów.
- Dyrektor ds. ubezpieczeń szpitala edytuje i dodaje informacje, takie jak konto bankowe do przelewów roszczeń, i udostępnia adres URL formularza za pośrednictwem poczty elektronicznej ubezpieczycielowi.
- Zespół dostawcy uzyskuje dostęp do formularza roszczenia za pomocą adresu URL i po zatwierdzeniu wysyła wiadomość e-mail do swojego zespołu ds. płatności w celu przetworzenia kwoty roszczenia.
4. Udostępnianie wstępnie wypełnionych formularzy jako formularzy PDF do wypełnienia i pobrania
Przypadek biznesowy: Generowanie zaświadczeń lekarskich jako wypełnialnych plików PDF, które pacjenci mogą wypełniać, pobierać i wykorzystywać
Pacjenci mogą potrzebować zaświadczenia lekarskiego, aby przedłożyć je pracodawcy jako dowód zwolnienia. Zylker Hospitals upraszcza również ten proces dzięki wstępnie wypełnionym formularzom Zoho Writer. Oto jak to zrobić:
Zaświadczenie lekarskie jest udostępniane jako plik PDF z możliwością wypełnienia, zawierający takie dane jak imię i nazwisko pacjenta, stan zdrowia i lekarz.
Pacjenci wpisują imię i nazwisko osoby, której należy przedłożyć zaświadczenie w ich firmie (kierownika, dyrektora HR itp.) i przesyłają formularz.
Kopia wypełnionego formularza jest zapisywana w systemie szpitala. Pacjenci mogą pobrać formularz w formacie PDF, aby przesłać go do swojej firmy.
5. Generowanie wstępnie wypełnionych formularzy z aplikacji przy użyciu interfejsów API
Przypadek biznesowy: Uproszczenie planowania wizyt kontrolnych lub nowych wizyt z poziomu aplikacji szpitalnej
Zoho Writer oferuje interfejsy API do generowania wstępnie wypełnionych formularzy, a Zylker Hospitals wykorzystuje je, aby ułatwić planowanie wizyt lekarskich. Organizacja dodała prostą opcję "Zaplanuj spotkanie" w swojej aplikacji, która uruchamia interfejs API w systemie zarządzania informacjami o pacjentach.
Oto jak to działa:
Użytkownicy logują się do aplikacji Zylker Hospitals i klikają "Zaplanuj wizytę".
Uzyskują dostęp do formularza, który ma wstępnie wypełnione podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko oraz wiek pacjenta.
Wybierają datę i godzinę wizyty, lekarza i powód wizyty, a następnie przesyłają formularz, aby dokończyć rezerwację wizyty.
- W przypadku wizyt kontrolnych pacjenci otrzymują wiadomość e-mail z adresem URL wstępnie wypełnionego formularza. Mogą po prostu zaakceptować wstępnie wypełnioną datę wizyty lub wybrać inną datę i wysłać formularz.
Po przesłaniu dowolnego formularza dane są dodawane do systemu szpitala, a pacjenci otrzymują wiadomość e-mail z potwierdzeniem ze szczegółami wizyty.
To tylko kilka przykładów czasochłonnych i podatnych na błędy procesów, które dzięki wstępnie wypełnionym formularzom stają się prostsze, szybsze, bardziej przyjazne dla użytkownika i precyzyjne.
Dlaczego Zoho Writer jest właściwym wyborem do generowania wstępnie wypełnionych formularzy?
Zoho Writer pomaga:
Tworzyć szablony od podstaw, konwertować istniejące pliki PDF lub przekształcać papierowe formularze w szablony do wypełnienia za pomocą prostych działań typu "wskaż i kliknij".
Scalać dane z szerokiej gamy źródeł danych w ekosystemie Zoho (Zoho CRM, Bigin, Creator, Sheet itp.) oraz ze źródłami zewnętrznymi, takimi jak Arkusz Google. Możesz także scalać dane z plików CSV i nie tylko.
Skonfiguruj działania po przesłaniu, takie jak wysłanie kopii e-mailem lub zapisanie kopii w folderze, wybierając z biblioteki predefiniowanych opcji.
Dostęp do biblioteki funkcji i możliwość tworzenia funkcji niestandardowych.
Nowy przepływ pracy scalania i wysyłania jako wypełniania może radykalnie skrócić czas spędzany przez klientów na wypełnianiu formularzy, zapewniając jednocześnie dokładność i zwiększając produktywność organizacji. Ponadto jest łatwy w konfiguracji!
Możesz przekształcić dowolny istniejący formularz PDF lub papierowy w szablon lub utworzyć go od podstaw za pomocą akcji opartych na GUI, aby wygenerować wstępnie wypełnione formularze. Szczegółowe kroki można znaleźć w tym podręczniku użytkownika.
Wypróbuj możliwości generowania wstępnie wypełnionych formularzy w Zoho Writer i daj nam znać o swoich wrażeniach.
W przygotowaniu mamy wiele innych ekscytujących dodatków, które wzmocnią nasze szablony automatyzacji. Do zobaczenia wkrótce z kolejną aktualizacją!
Do tego czasu,
Miłego pisania i generowania formularzy!