Zoho CRM - Aktualizacja funkcji blokowania rekordów

Zoho CRM - Aktualizacja funkcji blokowania rekordów

Intro - blokowanie rekordów


Niektóre scenariusze biznesowe wymagają, aby rekordy w modułach organizacji były zabezpieczone przed edycją lub usunięciem po osiągnięciu określonego etapu w procesie sprzedaży lub spełnieniu określonych warunków.

Przypuśćmy, że rekord jest na etapie propozycji lub przeglądu. Na takim etapie szczegóły rekordu muszą zostać zweryfikowane przez inną osobe w firmie i nawet jeśli przedstawiciel handlowy jest właścicielem rekordu, nie powinien on móc aktualizować rekordu.

Mogą również wystąpić sytuacje, w których rekord nie spełnia określonych kryteriów, ale użytkownik zajmujący się rekordem może chcieć zablokować rekord, aby uniknąć zmian. Na przykład, gdy przedstawiciel handlowy jest w kontakcie z potencjalnym klientem, może chcieć tymczasowo zablokować rekord, gdy trwa poszukiwanie klienta, aby uniemożliwić innym przedstawicielom dodanie nieprawidłowych informacji do rekordu.

Funkcja blokowania rekordów Zoho CRM umożliwia blokowanie rekordów ręcznie lub automatycznie po spełnieniu określonych warunków.

Konfiguracja blokady musi być ustawiona oddzielnie dla każdego modułu. Możesz przejść do konkretnego modułu w Moduły i Pola under Dostosowanie na stronie konfiguracji, a znajdziesz Konfiguracja blokady zapisu tab.

Konfiguracje blokowania rekordów
Teraz, gdy ustaliliśmy, dlaczego blokowanie rekordów może być przydatne lub konieczne, przyjrzyjmy się różnym dostępnym opcjom konfiguracji:

  • Użytkownicy mogą blokować rekordy ręcznie ze strony szczegółów rekordu, jeśli mają uprawnienia do blokowania.


  • Możesz skonfigurować automatyczne blokowanie, ustawiając pewne domyślne kryteria. Utwórz warunki, nazwij je i zdecyduj, czy zastosować warunki i zablokować istniejące rekordy, czy też ograniczyć warunki tylko do nowo utworzonych rekordów.

  • Mogą istnieć scenariusze, w których, powiedzmy, chcesz, aby członkowie zespołu kont mogli edytować oferty, ale nie inne profile. Możesz po prostu zablokować rekordy dla wszystkich profili z wyjątkiem tych należących do członków zespołu księgowych, dowolnego innego zestawu wyjątków za pomocą menu wielokrotnego wyboru. Dodatkowo można również wybrać opcję blokowania rekordów dla wszystkich profili.

  • Możesz zablokować rekordy, które są dostępne dla użytkowników portalu.
  • Dla zablokowanych rekordów akcja edytuj jest domyślnie wyłączona, ale możesz ograniczyć inne typy natywnych akcji, a także niestandardowe przyciski.

  • Nawet gdy rekord jest zablokowany, można skonfigurować niektóre pola, które nie mają wpływu na proces biznesowy, aby pozostały edytowalne. Na przykład możesz chcieć, aby pola Opis lub Komentarz pozostały edytowalne. Możesz pozostawić maksymalnie 15 pól odblokowanych. 

Co się dzieje, gdy rekord jest zablokowany?

Po zablokowaniu rekordu zobaczysz ikonę blokady na obrazie rekordu i w interfejsie użytkownika samej strony szczegółów rekordu. Tylko włączone pola będą dostępne do edycji.



Szczegóły blokady, takie jak powód (tj, warunek blokady), data blokady i pola dostępne do edycji zostaną wyświetlone na przycisku szczegółów dostępnym na stronie szczegółów rekordu.

Na osi czasu rekordu można również zobaczyć szczegóły ze znacznikiem czasu, takie jak czas zablokowania rekordu i warunek, który został spełniony.

W widoku listy rekordów, zablokowane rekordy są oznaczone ikoną blokady.

Dodatkowo można filtrować rekordy w widoku listy na podstawie wstępnie zdefiniowanej opcji filtrowania, a także na podstawie niestandardowego widoku zdefiniowanego przez system.

Kto może odblokować rekordy i jak to się robi?


Jeśli użytkownik zablokuje rekord ręcznie, może go odblokować samodzielnie. Administratorzy również mogą odblokowywać rekordy. Z drugiej strony, automatycznie zablokowane rekordy zostaną odblokowane tylko wtedy, gdy nie będą już podlegać warunkom lub kryteriom blokady.



Dodatkowe uwagi
  • Ustaw do pięciu reguł na moduł. Każda reguła będzie miała nazwę, która będzie wyświetlana na stronie szczegółów rekordu, gdy rekord zostanie zablokowany.
  • Akcje systemowe, takie jak automatyzacja i synchronizacja integracji, będą nadal wykonywane na zablokowanych rekordach, nawet jeśli użytkownik wykluczony z blokowania uruchomi te procesy.
  • Zablokowane rekordy są nadal wyświetlane w widokach list. Jednak akcje zbiorcze wykonywane z widoków list nie są dozwolone, jeśli odpowiednia akcja jest ograniczona w konfiguracji blokowania rekordów.
  • Konfiguracja blokowania rekordów jest dostępna dla wersji enterprise i ultimate Zoho CRM. Jeśli użytkownik obniży wersję z wersji enterprise, konfiguracja blokady będzie nieskuteczna i wszystkie rekordy zostaną odblokowane.
Stanu zablokowanego nie można odzyskać po ponownej aktualizacji.

To wszystko, jeśli chodzi o to nowe, ekscytujące ulepszenie. Więcej informacji na temat konfiguracji blokowania rekordów i jej wykorzystania można znaleźć w naszym dokumencie pomocy help doc.

    • Related Articles

    • Notatnik dla Zoho CRM

      Z przyjemnością przedstawiamy Notebook dla Zoho CRM. Dzięki Zoho CRM i wygodnemu Zoho Notebook możesz teraz korzystać z bogatych funkcji, w tym różnych formatów notatek, możliwości współpracy z innymi użytkownikami oraz wyselekcjonowanego widoku do ...

    • Zoho CRM - aktualizacja Q1 2024

      Automatyzacja działań w narzędziach innych firm jeszcze nigdy nie była tak prosta Kiedy myślisz o integracjach z narzędziami innych firm, przychodzą Ci na myśl dwie rzeczy: integracje typu plug-and-play, w których system obsługuje wszystko po ...

    • Zoho CRM: Proste dodawanie tagów do importowanych rekordów

      Tagi w Zoho CRM służą jako wygodne znaczniki, pozwalające szybko kategoryzować i identyfikować rekordy. Niezależnie od tego, czy tagujesz rekordy indywidualnie, automatyzujesz tagi w oparciu o określone wyzwalacze, czy też aktualizujesz tagi zbiorczo ...

    • Ulepszenia w wyszukiwaniu i scalaniu zduplikowanych rekordów w CRM

      Oto krótka aktualizacja na temat zarządzania zduplikowanymi rekordami w Zoho CRM. Usuwanie zduplikowanych rekordów jest często różnicą między czystym i zorganizowanym CRM a takim, który utrudnia użytkownikom codzienną pracę. W Zoho CRM możesz ...

    • Zoho CRM: Przydatne ulepszenia funkcji korespondencji seryjnej

      Jesteśmy tutaj z zestawem bardzo oczekiwanych ulepszeń funkcji korespondencji seryjnej w Zoho CRM. Do dzieła! Mail Merge w Zoho CRM integruje się z Zoho Writer, aby uprościć proces dostosowywania i udostępniania dokumentów potencjalnym klientom. ...