Zoho ogłosiło, że jedna z najbardziej pożądanych funkcji jest już dostępna: Arkusze zadań! Są to konfigurowalne formularze wielokrotnego użytku, które działają zarówno jako lista kontrolna zadań do wykonania przez techników, jak i narzędzie do gromadzenia danych. Na miejscu listy kontrolne i instrukcje zawarte w arkuszu zadań zapewniają, że usługi są wykonywane prawidłowo i wydajnie. Technicy mogą natychmiast aktualizować te arkusze za pomocą aplikacji mobilnej, a po wykonaniu wszystkich zadań mogą dołączyć zdjęcia z pracy i dodać swoje obserwacje. Dokumentacja ta zapewnia wiarygodny zapis, do którego można się później odwołać.

Oto dlaczego warto od razu zacząć korzystać z arkuszy zadań:

Spójne świadczenie usług

Arkusze zadań pomagają usprawnić procesy i zapewniają, że każdy technik postępuje zgodnie z tymi samymi procedurami, co skutkuje spójną obsługą. Wstępnie zdefiniowane listy kontrolne służą jako wbudowana kontrola jakości, niezależnie od tego, czy zadanie obejmuje inspekcje, instalacje czy naprawy.

Ulepszone gromadzenie danych

Dzięki ustrukturyzowanemu formatowi dokumentowania szczegółów zadania, arkusze zadań pomagają zmniejszyć liczbę błędów i zapewniają, że wszystkie niezbędne informacje są konsekwentnie rejestrowane przez techników. Arkusze obsługują wiele typów danych, umożliwiając elastyczne i kompletne gromadzenie danych.

Odpowiedzialność, zgodność i bezpieczeństwo

Arkusze zadań mogą zawierać wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i instrukcje zgodności, aby zapewnić, że technicy są świadomi niezbędnych środków ostrożności. Pomaga to organizacjom spełniać standardy branżowe i wewnętrzne zasady, zmniejszając ryzyko niezgodności. Znormalizowane dane upraszczają również audyty i przeglądy.

Dostępność mobilna

Korzystając z aplikacji mobilnej, technicy mogą aktualizować arkusze zadań w czasie rzeczywistym na miejscu. Zapewnia to natychmiastowe gromadzenie dokładnych informacji, zmniejszając ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych po zakończeniu pracy. Personel biurowy ma również natychmiastowy dostęp do danych, co usprawnia przepływ pracy.

Szkolenie i rozwój

Zapewniając jasną procedurę, arkusze zadań pomagają nowym technikom szybko nauczyć się właściwych metod wykonywania zadań. Mogą oni uzyskać dostęp do ważnych informacji, takich jak kroki rozwiązywania problemów lub protokoły bezpieczeństwa podczas pracy, zmniejszając zamieszanie i zwiększając pewność siebie.

Przykładowe arkusze zadań

Czynności te można również wykonać z poziomu aplikacji internetowej.