WorkDrive zarządza teraz przechowywaniem plików dla nowych subskrybentów CRM

WorkDrive zarządza teraz przechowywaniem plików dla nowych subskrybentów CRM



Cześć wszystkim!

Zoho wprowadziło bezpośrednią integrację Zoho CRM z WorkDrive! Integracja ta łączy dwie potężne platformy, upraszczając zarządzanie plikami w CRM. Od teraz nowi użytkownicy CRM we wszystkich centrach danych będą mogli korzystać z WorkDrive jako głównego narzędzia do przechowywania plików.

Co nowego pojawiło się w tej wersji? Po pierwsze, możesz teraz połączyć swoją organizację CRM z istniejącym lub nowo utworzonym kontem WorkDrive. Po połączeniu integracja będzie przebiegać płynnie za pośrednictwem karty Dokumenty, która wcześniej była obsługiwana przez Zoho Docs. Z tego miejsca wszystkie załączniki przesłane do rekordu CRM zostaną automatycznie posortowane w predefiniowanych folderach w sekcji Moje foldery właściciela rekordu w WorkDrive.

Przyjrzyjmy się, jak nowi użytkownicy mogą to szybko skonfigurować!

Przewodnik szybkiej konfiguracji

Konfiguracja tej integracji jest jednorazowym procesem podczas zakładania nowego konta CRM. Jeśli nie masz jeszcze konta WorkDrive, nie martw się - zostanie ono utworzone i natychmiast połączone.

Dla tych, którzy mają już konto WorkDrive, wyskakujące okienko poprowadzi Cię do połączenia go lub utworzenia nowego.

Warto zauważyć, że po powiązaniu konta WorkDrive z CRM nie będzie można go odłączyć. Przed kontynuowaniem upewnij się więc co do swojej decyzji.


Masz dwie możliwości:
  • Mapowanie istniejącego konta WorkDrive.
  • Utworzyć nowe konto WorkDrive.



W tej zaktualizowanej wersji użytkownicy mają dostęp do dwóch kluczowych typów folderów: Moje foldery i Foldery zespołu.

Moje foldery do przeglądania załączników
Za każdym razem, gdy dodasz załączniki do rekordu CRM, zostaną one automatycznie umieszczone w predefiniowanych folderach w sekcji Moje foldery. Foldery te mają przejrzystą strukturę (Aplikacje > Zoho CRM > Nazwa modułu > Nazwa rekordu > Załączniki). Tylko załączniki powiązane z rekordami, które posiadasz, będą dla Ciebie widoczne i chociaż możesz je przeglądać, edytowanie lub usuwanie ich w WorkDrive lub CRM nie jest możliwe.
Istnieje jednak kilka ograniczeń:

  1. Zewnętrzne udostępnianie załączników nie jest dostępne za pośrednictwem WorkDrive lub karty Dokumenty.
  1. Podczas gdy inne osoby z dostępem do udostępnionego rekordu mogą wyświetlać jego załączniki na stronie rekordu, nie będą w stanie zobaczyć ich na karcie Dokumenty lub WorkDrive.
  2. Załączniki z notatek lub wiadomości e-mail nie będą automatycznie przechowywane w tych folderach.
Foldery zespołu do współpracy


Sekcja Team Folders oferuje pełne możliwości współpracy. Możesz tworzyć nowe foldery zespołu na karcie Dokumenty lub łączyć istniejące foldery z połączonego konta WorkDrive.



Plik można udostępnić osobie spoza organizacji, tworząc zewnętrzne łącze udostępniania na karcie Dokumenty.



Działania wykonywane przez różnych użytkowników w folderze zespołu mogą być również monitorowane w CRM.



Funkcje związane z administracją WorkDrive, takie jak Konsola administratora, są dostępne tylko ze strony WorkDrive. Możesz kliknąć Otwórz WorkDrive, aby szybko tam przejść.



Krótko mówiąc, zakładka Dokumenty będzie teraz funkcjonować jako okno do konta WorkDrive!
Jeśli korzystasz z darmowego planu Essentials, nie będziesz mieć dostępu do Team Folders ze strony WorkDrive.
Jak działa dostęp do zakładki Dokumenty?
Administratorzy CRM mogą regulować dostęp do tej karty za pomocą uprawnienia Dokumenty w profilu.


Poszczególne foldery zespołu mogą mieć kontrolowany dostęp poprzez przypisanie użytkowników CRM, grup i ról do określonych ról folderów.




Dostępne akcje dla użytkowników CRM będą się różnić w zależności od przypisanych im ról folderów zespołu. Lista akcji odpowiadających poszczególnym rolom znajduje się na poniższej ilustracji




Użytkownicy spoza CRM mogą uzyskać dostęp do tego samego folderu zespołu po stronie WorkDrive.


Koszt i przechowywanie

Podczas tworzenia nowego konta WorkDrive domyślnie wybierany jest bezpłatny plan Essentials, oferujący 5 GB przestrzeni dyskowej na dane organizacyjne i 1 GB na użytkownika. Jest on dostępny dla wszystkich wersji Zoho CRM. W przypadku płatnych kont WorkDrive obowiązują limity przestrzeni dyskowej we wszystkich zintegrowanych aplikacjach i zawsze można dokonać aktualizacji, aby uzyskać więcej miejsca. Dodatkową przestrzeń dyskową można zakupić na stronie Przechowywanie plików w CRM.

Zwróć uwagę na pliki nieobejmujące przestrzeni dyskowej, takie jak szablony i niektóre typy plików przesłane za pośrednictwem określonych pól, ponieważ wkrótce będą one wliczane do całkowitej przestrzeni dyskowej. Ponadto, przestrzeń dyskowa używana w innych aplikacjach Zoho będzie łączona razem, zapewniając jeden wspólny limit przestrzeni dyskowej bez żadnych limitów specyficznych dla aplikacji.

Co dalej?
Ze względu na złożoność migracji dużych ilości danych, aktualizacja ta zostanie udostępniona istniejącym użytkownikom CRM w nadchodzących miesiącach.
Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z pfc-group.com.