Zoho CRM - Aktualizace funkce zamykání záznamů

Intro - zamykání záznamů

Některé obchodní scénáře vyžadují, aby záznamy v modulech vaší organizace byly zabezpečeny před úpravami nebo odstraněním, jakmile dosáhnou určité fáze prodejního procesu nebo splní určité podmínky.

Například pokud obchod dosáhl konečné fáze - "uzavřen jako vyhraný" nebo "uzavřen jako prohraný" - pak by možná neměl být dále upravován nebo mazán.

Případně řekněme, že se záznam nachází ve fázi návrhu nebo přezkoumání. V takové fázi je třeba ověřit podrobnosti záznamu, a i když může být vlastníkem záznamu obchodní zástupce, nemůžete mu povolit záznam aktualizovat, dokud probíhá přezkoumání.

Mohou také nastat situace, kdy záznam neodpovídá určitým kritériím, ale uživatel, který se záznamem pracuje, může chtít záznam uzamknout, aby nedošlo ke změnám. Například když je obchodní zástupce v kontaktu s potenciálním zákazníkem, může chtít záznam dočasně uzamknout, zatímco probíhá vyhledávání, aby zabránil ostatním zástupcům přidat do záznamu nesprávné informace.

Funkce uzamykání záznamů v systému Zoho CRM umožňuje uzamknout záznamy ručně nebo automaticky při splnění určitých podmínek.

Konfiguraci blokování je třeba nastavit pro každý modul zvlášť. Na stránce s nastavením můžete v části Moduly a pole v části Přizpůsobení přejít na konkrétní modul, kde najdete záložku Konfigurace zamykání záznamů.

Konfigurace zamykání záznamů

Nyní, když jsme zjistili, proč může být uzamykání záznamů užitečné nebo nezbytné, se krátce podíváme na různé možnosti konfigurace, které jsou k dispozici.

1. Uživatelé mohou záznamy uzamknout ručně na stránce s podrobnostmi o záznamu, pokud mají oprávnění k uzamčení.
   

• Můžete nastavit automatické zamykání nastavením některých výchozích kritérií. Vytvořte podmínky, pojmenujte je a rozhodněte, zda se mají podmínky použít a uzamknout existující záznamy, nebo zda se mají podmínky omezit pouze na nově vytvořené záznamy.
  
  

• Mohou nastat scénáře, kdy například chcete, aby členové účetního týmu mohli upravovat nabídky, ale ne jiné profily. Můžete jednoduše uzamknout záznamy pro všechny profily kromě těch, které patří členům týmu účetních, jakoukoli jinou sadu výjimek pomocí nabídky s více možnostmi výběru. Kromě toho můžete také zvolit uzamčení záznamů pro všechny profily.
  
• Záznamy, které jsou přístupné uživatelům portálu, můžete uzamknout.
• Pro uzamčené záznamy je akce editovat ve výchozím nastavení zakázána, ale můžete omezit jiné typy nativních akcí a také vlastní tlačítka.
  
  

• I když je záznam uzamčen, můžete nastavit, aby některá pole, která neovlivňují váš obchodní proces, zůstala editovatelná. Můžete například chtít, aby pole Popis nebo Komentář zůstala editovatelná. Odemčených můžete ponechat maximálně 15 polí. 
  
  

Co se stane, když je záznam uzamčen?

Jakmile je záznam uzamčen, zobrazí se ikona zámku na obrázku záznamu a v uživatelském rozhraní samotné stránky s detailem záznamu. K úpravě budou k dispozici pouze pole, která jste povolili.

Podrobnosti o uzamčení, jako je důvod (tj. proč se uzamklo), jsou uvedeny v tabulce, podmínka uzamčení), datum uzamčení a pole, která lze upravovat, se zobrazí na tlačítku Podrobnosti, které je k dispozici na stránce s podrobnostmi záznamu.

V časové ose záznamu můžete také vidět časově označené podrobnosti, například kdy byl záznam uzamčen a jaká podmínka byla dodržena.

V zobrazení seznamu záznamů jsou uzamčené záznamy označeny ikonou zámku.

Dále můžete filtrovat záznamy v zobrazení seznamu na základě předdefinované možnosti filtru a také na základě systémem definovaného vlastního zobrazení.

Kdo může odemknout záznamy a jak se to dělá?

Pokud uživatel zamkne záznam ručně, může jej sám odemknout. Záznamy mohou odemykat i správci. Naproti tomu automaticky uzamčené záznamy se odemknou, až když se na ně přestanou vztahovat podmínky nebo kritéria uzamčení.

Odstranění pravidla nebo konfigurace uzamčení však automaticky odemkne všechny záznamy, které pravidlo nebo podmínka předtím uzamkly.

Další poznámky

• Nastavte až pět pravidel pro každý modul. Každé pravidlo bude mít název, který se zobrazí na stránce s detailem záznamu, když je záznam uzamčen.
  
• Systémové akce, jako je automatizace a synchronizace integrace, budou stále prováděny na uzamčených záznamech, i když tyto procesy spustí uživatel, který je z uzamčení vyloučen.
  
• Zamčené záznamy se stále zobrazují. Hromadné akce prováděné ze zobrazení seznamu však nejsou povoleny, pokud je příslušná akce omezena v rámci konfigurace uzamykání záznamů.
  
• Konfigurace uzamykání záznamů je k dispozici pro podnikové a nejvyšší edice aplikace Zoho CRM. Pokud uživatel přejde z edice enterprise, konfigurace zamykání nebude účinná a všechny záznamy budou odemčeny.
  

Stav uzamčení nelze obnovit po upgradu zpět.

To je vše. Více informací o konfiguracích zamykání záznamů a jejich použití najdete v našem dokumentu nápovědy.

• Related Articles

• Zoho CRM: Řízení přístupu k datům klientů pomocí nastavení portálu na základě kritérií

  Vážení zákazníci, Společnost Zoho se s vámi podělila o některá vylepšení portálů Zoho CRM - samoobslužné funkce, která umožňuje vašim klientům samostatně přistupovat ke svým záznamům a souvisejícím informacím a spravovat je. Zvyšuje se tak ...

• Od panelu CRM k prezentaci: Proces na dvě kliknutí

  Ahoj všichni! V systému Zoho CRM jste si vytvořili ovládací panely, abyste mohli sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a další důležité metriky. Tyto ovládací panely čerpají data z různých oblastí systému CRM a nabízejí kompletní vizuální ...

• Zoho CRM: Dynamické filtry pro vyhledávací pole

  jsme rádi, že se můžeme podělit o naše nejnovější doplňky k vyhledávacím filtrům: zavádíme dynamická kritéria filtru. Představte si tento scénář, kdy manažer prodeje dokončuje složitý obchod a potřebuje zapojit odborníka na danou oblast (SME) pro ...

• Notebook pro Zoho CRM

  Jsme rádi, že vám můžeme představit Notebook pro Zoho CRM. S všestranným Zoho CRM a skvělým Zoho Notebookem nyní můžete využívat bohaté funkce včetně různých formátů poznámek, možnosti spolupracovat s ostatními uživateli a upraveného zobrazení pro ...

• Zoho CRM, zjednodušení manipulace s daty: Úpravy podformuláře, filtry a třídění v akci

  Dobrý den všem, Dílčí formuláře jsou skvělým nástrojem pro propojení více řádkových položek do jednoho záznamu, což zlepšuje správu dat. Například v dílčím formuláři prodejní objednávky můžete snadno uspořádat všechny produkty, množství, částky a ...