WorkDrive nyní spravuje úložiště souborů pro nové registrace CRM
Ahoj všichni!
Zoho představilo přímou integraci Zoho CRM s WorkDrive! Toto spuštění spojuje dvě výkonné platformy a zjednodušuje správu souborů v rámci vašeho CRM. Od nynějška budou mít noví uživatelé CRM ve všech datových centrech k dispozici WorkDrive jako primární nástroj pro ukládání souborů.
Co je tedy v této verzi nového? Za prvé, nyní můžete propojit svou organizaci CRM se stávajícím nebo nově vytvořeným účtem WorkDrive. Po propojení bude integrace probíhat bezproblémově prostřednictvím karty Dokumenty, která byla dříve podporována službou Zoho Docs. Odtud se všechny přílohy nahrané k záznamu CRM automaticky roztřídí do předem definovaných složek v sekci Moje složky vlastníka záznamu v aplikaci WorkDrive.
Pojďme se ponořit do toho, jak to mohou noví uživatelé rychle nastavit!
Průvodce rychlým nastavením
Konfigurace této integrace je jednorázový proces při nastavení nového účtu CRM. Pokud ještě nemáte účet WorkDrive, žádný strach - bude pro vás vytvořen a okamžitě propojen.
Pozoruhodné je, že jakmile je účet WorkDrive spojen s vaším systémem CRM, nebude možné jeho propojení zrušit. Než tedy budete pokračovat, ujistěte se o svém rozhodnutí.
Máte dvě možnosti:
- Mapovat existující účet WorkDrive.
- Vytvořit nový účet WorkDrive.
V této inovované verzi mají uživatelé přístup ke dvěma klíčovým typům složek: Moje složky a Týmové složky.
Moje složky pro prohlížení příloh
Kdykoli přidáte přílohy k záznamu CRM, budou automaticky umístěny do předdefinovaných složek v sekci Moje složky. Tyto složky jsou uspořádány do přehledné struktury (Aplikace > Zoho CRM > Název modulu > Název záznamu > Přílohy). Vidět budete pouze přílohy spojené se záznamy, které vlastníte, a i když si je můžete prohlížet, jejich úprava nebo odstranění v aplikaci WorkDrive nebo CRM není možné.Existuje však několik omezení:
- Externí sdílení příloh není k dispozici prostřednictvím služby WorkDrive ani na kartě Dokumenty.
- Ostatní osoby s přístupem ke sdílenému záznamu sice mohou zobrazit jeho přílohy na stránce záznamu, ale nebudou je moci vidět na kartě Dokumenty ani v aplikaci WorkDrive.
- Přílohy z poznámek nebo e-mailů se do těchto složek nebudou automaticky ukládat.
Týmové složky pro spolupráci
Sekce Týmové složky nabízí plné možnosti spolupráce. Na kartě Dokumenty můžete vytvářet nové týmové složky nebo propojovat stávající složky z připojeného účtu WorkDrive.
Vytvořením externího odkazu pro sdílení na kartě Dokumenty můžete sdílet soubor s někým mimo vaši organizaci.
Činnosti prováděné různými uživateli v týmové složce lze také sledovat v rámci CRM.
Funkce související se správou WorkDrive, jako je například konzola správce, jsou přístupné pouze ze strany WorkDrive. Můžete do ní rychle přejítkliknutím na tlačítko Otevřít WorkDrive.
Stručně řečeno, karta Dokumenty bude nyní fungovat jako okno do vašeho účtu WorkDrive!
Pokud využíváte bezplatný tarif Essentials, nebudete mít přístup k týmovým složkám ze strany WorkDrive.Jak funguje přístup na kartu Dokumenty?
Správci CRM mohou regulovat přístup k této kartě pomocí oprávnění Dokumenty v profilu.
Přístup k jednotlivým týmovým složkám lze řídit přiřazením uživatelů, skupin a rolí CRM ke konkrétním rolím složek.
Dostupné akce pro uživatele CRM se budou lišit v závislosti na rolích týmových složek, které jim byly přiděleny. Seznam akcí odpovídajících jednotlivým rolím naleznete na obrázku níže
Uživatelé, kteří nejsou členy CRM, mohou mít přístup do stejné týmové složky ze strany WorkDrive.
Náklady a úložiště
Při vytváření nového účtu WorkDrive je výchozí bezplatný plán Essentials, který nabízí 5 GB organizačního úložiště a 1 GB na uživatele. Ten je k dispozici pro všechny edice aplikace Zoho CRM. Pro placené účty WorkDrive platí limity úložiště pro všechny integrované aplikace a vždy můžete provést upgrade a získat více prostoru. Další úložiště lze zakoupit na stránce Úložiště souborů v systému CRM.
Dávejte pozor na soubory, které nejsou součástí úložiště, jako jsou šablony a určité typy souborů nahrané prostřednictvím specifických polí, protože se brzy budou započítávat do celkového úložiště. Také úložiště využívané v jiných aplikacích Zoho bude sdruženo, čímž získáte jeden společný limit úložiště bez jakýchkoli limitů pro konkrétní aplikace.
Co bude dál?
Vzhledem ke složitosti migrace velkého množství dat bude tato aktualizace v následujících měsících rozšířena mezi stávající uživatele CRM.
Pro více informací kontaktujte pfc-group.com.
Related Articles
Notebook pro Zoho CRM
Jsme rádi, že vám můžeme představit Notebook pro Zoho CRM. S všestranným Zoho CRM a skvělým Zoho Notebookem nyní můžete využívat bohaté funkce včetně různých formátů poznámek, možnosti spolupracovat s ostatními uživateli a upraveného zobrazení pro ...Zoho CRM a Zoho Projects: vylepšená integrace - novinky
Novinky v aktualizaci: Konfigurace klienta Vylepšili jsme přehlednost informací o klientech přidáním specifické sekce Konfigurace klienta. Funkce mapování klientů byla sice k dispozici v předchozím nastavení, ale nebyla uživatelům explicitně ...Oznámení změny způsobu výpočtu hodnot null ve vzorcích v Zoho CRM
Jak všichni víte, pole vzorce je všestranné pole, které vám umožňuje provádět různé výpočty, od jednoduché matematiky přes zřetězení až po porovnávání hodnot polí. Chcete-li se dozvědět více o různých možnostech polí vzorců, přečtěte si Datové typy v ...Zoho CRM: Dynamické filtry pro vyhledávací pole
jsme rádi, že se můžeme podělit o naše nejnovější doplňky k vyhledávacím filtrům: zavádíme dynamická kritéria filtru. Představte si tento scénář, kdy manažer prodeje dokončuje složitý obchod a potřebuje zapojit odborníka na danou oblast (SME) pro ...Zoho CRM: Nové aktualizace pro bezproblémovou správu chyb v průvodcích CRM
Dobrý den, jsme rádi, že vám můžeme představit některá vylepšení našich průvodců, která zajistí plynulejší a intuitivnější práci s nimi, a která se zaměřují především na pomoc při řešení chyb, s nimiž se setkáváte při vytváření průvodců, a na některé ...