Někdy mohou agenti používat obecné odpovědi typu "Děkujeme, že jste kontaktovali společnost Zylker Corp.Agent podpory se vám brzy ozve" nebo konkrétnější odpovědi, které obsahují jméno zákazníka a ID tiketu, například "Milá Marto, spojím se s vámi ohledně tiketu podpory číslo 116".
Pokud musí agenti před odpovědí vyhledat všechny informace přítomné v tiketu nebo napsat obecnou odpověď, může být řešení a uzavření všech ve stanovených lhůtách velmi náročné a negativně ovlivnit zákaznický servis.
Pro usnadnění rychlých a snadných odpovědí, zachování konzistence odpovědí a úsporu času mohou agenti používat zprávy v podobě koncovek nebo útržků.
Výhody používání fragmentů
- Rychlejší odesílání odpovědí
- Nabídnout konzistentnější služby zákazníkům
- Vyhnout se neúmyslným chybám při psaní
- Zahrnout informace specifické pro zákazníka nebo tiket pomocí zástupných symbolů
Dostupnost
Vytváření útržků
V aplikaci Zoho Desk mohou agenti vytvářet snippety, aby mohli rychle reagovat na tikety. Úryvek může obsahovat předem napsaný text, videa, odkazy na příslušné dokumenty, tipy pro řešení problémů a další informace, které zákazníkům pomohou.
Úryvky mohou obsahovat obecné zprávy nebo konkrétní údaje, jako jsou názvy produktů, data nákupu, kódy položek, jména zákazníků a další. Použití zástupných znaků v úryvcích zajistí automatické vyplnění zprávy přesnými hodnotami polí.
Body k zapamatování
- Uživatelé, kteří vytvoří fragmenty, je mohou také odstranit. Lze vytvořit maximálně 200 fragmentů.
- Do útržků nelze vkládat obrázky.
- Název snippetu nesmí obsahovat mezeru (např. CustomerAcknowledgement).
- V názvu snippetu se rozlišují malá a velká písmena. Při použití klávesy tabulátor v editoru odpovědí byste měli zadat přesný název.
- Karta snippet je přístupná při používání aplikace Radar.
- K útržkům vytvořeným ve webové aplikaci lze přistupovat pouze v aplikaci Radar pro Android a iOS.
Vytvoření útržku
Přejděte do moduluTikety a otevřete požadovaný tiket.
- Na stránce zobrazení podrobností tipu klikněte na možnost Odpovědět všem, Odpovědět nebo Přeposlat a otevřete editor odpovědí.
- Na panelu nástrojů editoru odpovědí najeďte na ikonu Snippet ().
Zobrazí se nabídka snippet. - Klepněte na tlačítko Add New Snippet (Přidat nový fragment).
- Na panelu Nový útržek proveďte následující kroky:
- Zadejte název snippetu.
- Do pole Snippet Content zadejte požadovaný text.
Můžete zde využít zástupné symboly. - Klikněte na tlačítko Placeholder nad položkou Snippet Content.
- Klikněte na typ zástupného prvku, který chcete přidat.
- Přepněte možnost Sdílet úryvek.
- Přidejte požadované zástupce.
- Klikněte na tlačítko Uložit.
Zobrazení útržků
Agenti mohou na kartě snippets zobrazit úryvky, které vytvořili, a ty, které sdíleli ostatní. Jsou rozděleny do dvou kategorií:
- Moje výstřižky - agenti si mohou prohlížet výstřižky, které vytvořili.
- Sdílené výstřižky - agenti mohou prohlížet výstřižky sdílené jinými uživateli. Ty mohou upravovat nebo odstraňovat pouze agenti, kteří je vytvořili.
Zobrazení fragmentů
- Přejděte na stránku zobrazení podrobností tipu.
- Kliknutím na možnost Odpovědět všem, Odpovědět nebo Předat otevřete editor odpovědí.
- Na panelu nástrojů editoru odpovědí najeďte na ikonu Snippet ().
Zobrazí se nabídka snippet. - Klepněte na možnost Zobrazit všechny úryvky.
- V okně Search Snippets( Vyhledat úryvky) napište název úryvku a vyberte požadovaný úryvek ze zobrazeného seznamu.
Případně klikněte buď na My Snippets (Moje úryvky), nebo Shared Snippets (Sdílené úryvky) a vyberte požadovaný úryvek.
Sdílení fragmentů
Snippety lze sdílet s ostatními uživateli v organizaci, aby byla zachována konzistence odpovědí a tým zákaznické podpory dodržoval standardní přístup v celé organizaci.
Pokud například agent, který vyřizuje dotaz na objednávku, není k dispozici a tiket je přeřazen k jinému agentovi, může nový agent použít fragment, který obsahuje ID tiketu, jméno zákazníka a další podrobnosti, aby byla zachována konzistence stylu jeho odpovědi.
Správci mohou uživatelům udělit oprávnění ke sdílení útržků s ostatními v organizaci. Uživatelé mohou sdílet neomezený počet útržků.
Povolení oprávnění ke sdílení fragmentů
- Přejděte do nabídky Nastavení ( ) > Uživatelé a řízení > Profily.
- Vyberte profil.
- V části Oprávnění pro správu přepněte přepínač Sdílení útržků.
Sdílení fragmentů
- Přejděte do editoru odpovědí.
- Na panelu nástrojů editoru odpovědí najeďte na ikonu Snippet ().
Zobrazí se nabídka snippet. - Klepněte na možnost Zobrazit všechny výstřižky.
- Do vyhledávacího řádku zadejte požadovaný název snippetu.
- Najeďte na ikonu Více a klikněte na tlačítko Upravit.
- Na panelu Upravit fragment proveďte následující kroky:
- Přepněte možnost Sdílet úryvek.
- Přidejte požadované agenty.
- Klikněte na tlačítko Uložit.
Práce se Snippety
Při přípravě odpovědi na tiket mohou agenti vyhledávat snippety podle svých požadavků. Snippety lze vybírat z následujících seznamů:
- Zobrazit všechny snippety - obsahuje snippety vytvořené uživatelem a snippety vytvořené jinými uživateli.
- Nedávno použité snippety - Obsahuje seznam často používaných snippetů pro rychlou orientaci.
Agenti mohou vidět, jak se fragment zobrazí, kliknutím na tlačítko
Náhled. Mohou si také zobrazit uživatele, který jej vytvořil, a čas poslední změny fragmentu.
Použití fragmentu
- Přejděte do modulu Tikety a klikněte na požadovaný tiket.
- Na stránce zobrazení podrobností tipu klikněte na možnost Odpovědět všem, Odpovědět nebo Přeposlat a otevřete editor odpovědí.
- Na panelu nástrojů najeďte na ikonu Snippet ().
- Klikněte na možnost Zobrazit všechny úryvky.
Zobrazí se nabídka snippetů. - V nabídce vyhledejte a vyberte požadovaný úryvek.
Poznámka: Zástupné znaky použité v snippetech se automaticky vyplní. Pokud se například kontakt jmenuje Sarah, zobrazí se ve snippetu jméno Sarah. - Klikněte na požadovaný úryvek.
Použití tabulátorů k rychlému vložení útržků
- Uživatelé mohou použít klávesu Tab k rychlému vložení obsahu útržku v editoru odpovědí.
- Po napsání názvu snippetu mohou na klávesnici kliknout na tabulátor
,- čímž se obsah automaticky doplní.
- Uživatelé mohou snippety řadit podle času změny a pomocí klávesy Tab vložit nejnovější nebo nejnovější snippet.
Úprava a odstranění úryvku
Agenti mohou obsah fragmentů upravovat podle potřeby nebo je odstranit, pokud se již nepoužívají. Upravovat nebo mazat mohou pouze ty fragmenty, které vytvořili. Pokud agent odstraní sdílený fragment, bude odstraněn i pro ostatní uživatele.
Úprava nebo odstranění fragmentu
- Na panelu nástrojů najeďte na ikonu Snippet ().
- Klepněte na možnost Zobrazit všechny fragmenty.
- Najeďte na požadovaný fragment.
- Ikona Více se zobrazí pouze u fragmentů v seznamu Můj fragment.
- Podle potřeby klikněte na tlačítko Upravit nebo Odstranit.
- Ve varovném hlášení klikněte na Yes, Delete (Ano, odstranit).